אם לא תדעו לשמור על אתיקה בסיסית בנוגע לאי- מיילים שאתם שולחים במקום העבודה, תוכלו להיקלע לכל מיני תקריות שכולות להסתיים באי נעימות קלה, במקרה הטוב, ובפיטורים, במקרה הרע. כדי להימנע מכך, הנה כמה כללים בסיסים שכדאי לזכור כשאתם משתמשים במייל במשרד:
אי- מייל הוא לא משהו חשאי:
בפשטות, אל תכתבו במייל שום דבר שלא הייתם כותבים על גבי גלויה. המיילים שלכם שייכים לארגון בו אתם עובדים והבוס שלכם יכול לצפות בהם בכל רגע.
השתמשו בשורת הנושא בכדי לסכם את המסר:
נושא ברור מצביע על יעילות ובדרך יגרום לתגובה מהירה יותר.
אל תסתחבקו יותר מדי עם הנמענים:
הימנעו משימוש בשמות חיבה (כמו "מותק" ו"יקירי") אלא אם כן הקשרים החברים ביניכם לבין הנמען הוא משהו שמבוסס על המציאות.
אל תניחו שהנמענים יודעים על מה אתם מדברים:
חשוב שתחילתו של המייל תכלול מספיק מידע שיסביר את מטרת הפנייה שלכם.
שמרו על בהירות:
מחקו כל טקסט שאינו רלוונטי ממיילים שנשלחו הלוך וחזור מספר פעמים.
השיבו בתוך 24 שעות:
תגובה מהירה מקרינה חריצות ומעוררת הערכה. אם אתם הם אלו שמחכים לתגובה, המתינו 24 שעות לפני שאתם שולחים מייל פולו- אפ. אם אתם זקוקים לתשובה דחופה, התקשרו.
השתמשו בשדה ה- BCC (עותק מוסתר) אם אתם שולחים מייל קבוצתי:
בצורה כזו, הפרטיות של הנמענים נשמרת וכל מיני שולחי דואר זבל לא יוכלו לנצל את הכתובות לרעה.
במיילים באנגלית, אל תשתמשו באותיות גדולות שלא לצורך:
לעולם אל תכתבו מילים שלמות או משפטים באותיות גדולות (אם אתם רוצים להגיש משהו השתמשו בפונט נטוי). שימוש מיותר באותיות גדולות הוא המקבילה לצעקות והדבר נחשב לגסות רוח. בנוסף, הימנעו משימוש מיותר בסימני ניקוד (בסגנון בני הנוער)!!!!!!
אל תתפרצו:
אל תשלחו תגובה במייל כשאתם עצבניים או כועסים. אי- מייל שנשלח, לא ניתן להשיב.
הקפידו על תחביר נכון:
אי- מיילים שלא כוללים נקודות ופסיקים הם קשים לקריאה ומצביעים על חוסר מקצועיות.
הימנעו משימוש בראשי תיבות, קיצורים ואמוטיקונים, אבל אל תשכחו להיות מנומסים:
תשכחו מסמיילים ונשיקות בסוף האי- מייל. אבל, גם אין צורך להיות קרים. אתם מתקשרים עם בני אדם אמיתים, אז אל תשכחו להגיד "תודה" ו"בבקשה".
מחקו מכתבי שרשרת:
מכתבי שרשרת שמבקשים מכם לסייע לילד גוסס או שמבטיחים לכם להתעשר בן לילה, במידה ותעבירו אותם לחמישה אנשים או יותר, רק ירגיזו את חבריכם לעבודה (וישכנעו אותם שאתם מבזבזים את זמנם). גם הפניות לקישורים ביוטיוב הן לא מקצועיות באותה מידה.
הקטינו את גודל הקבצים המצורפים:
תמונות במשקל כבד יסתמו את תיבת הדואר של הנמען. אלא אם כן העבודה שלכם דורשת העברה של קבצים ברזולוציה גבוהה, שלבו את התמונות בתוך גוף ההודעה, לנוחיותם של הנמענים.
קבעו סדר עדיפויות נכון למיילים: שימוש לא מוצדק בדגלים אדומים ובסמלים של "חשיבות גבוהה" הוא המקבילה האי- מיילית לקריאת "זאב! זאב!". השתמשו באפשרויות אלו רק כשהמייל באמת דחוף.
קראו את המייל לפני שהוא נשלח:
המילה הכתובה יכולה בקלות להתפרש בצורה שגויה, לכן בדקו תמיד שהמייל שלכם ברור וחף משגיאות.